Was ist Rechnungs- und Auftrags-E-Mail-Automation?
Rechnungs- und Auftrags-E-Mail-Automation nutzt KI, um Rechnungen, Aufträge und Angebote in Gmail oder Outlook zu klassifizieren, Anhänge in SharePoint oder OneDrive abzulegen, PDF-Felder zu extrahieren, Kundenbestätigungen oder AP-Antworten zu entwerfen und CRM- oder Ticket-Schritte auszulösen. HEIDI hält ein menschliches Freigabe-Gate vor Versand oder Festschreibung.
Fähigkeiten
Was Sie mit HEIDI Workspace erreichen
Intent erkennen, nicht nur Keywords
Keyword plus Semantik plus ordnerbasierte Triage-Definitionen klassifizieren Rechnungen, Aufträge und Angebote.
Anhänge automatisch ablegen
PDFs in SharePoint- oder OneDrive-Pfade wie /Sales/Orders oder /Finance/AP routen.
Bestätigungen und AP-Antworten entwerfen
Auf freigegebenen Templates und extrahierten Daten basierend, freigabebereit.
CRM nach Freigabe auslösen
Eine Deal-Notiz öffnen oder einen Datensatz aktualisieren, wenn Connectors konfiguriert sind.
Anwendungsfälle
Wo Teams HEIDI Workspace einsetzen
Echte Workflows, die von visuellem Design, Automatisierung und Governance profitieren.
Kunde A sendet eine Bestellung
HEIDI legt das PDF in /Orders/Inbox ab, entwirft eine Bestätigung und öffnet eine CRM-Notiz für den Owner.
Lieferant sendet eine Rechnung zur Prüfung
HEIDI extrahiert Betrag, Fälligkeit und Lieferant, legt in den AP-Ordner ab und routet die Freigabe.
Kunde B fragt ein Angebot an
HEIDI parst die Anfrage, ruft Preiskontext ab und entwirft das Angebot zur Prüfung.
Doppelte Bestellung trifft ein
HEIDI markiert das wahrscheinliche Duplikat und bereitet vor jeder Bestätigung einen Klärungsentwurf vor.
Auftrag ändert sich nach Bestätigung
HEIDI fasst die Änderung zusammen, aktualisiert den abgelegten Datensatz und entwirft die revidierte Bestätigung.
So funktioniert's
Von Chaos zu Klarheit in 4 Schritten
E-Mail klassifizieren
Rechnung, Auftrag, Angebot oder anderer Geschäfts-Intent.
Anhang ablegen
Das PDF in den konfigurierten SharePoint- oder OneDrive-Pfad verschieben.
Extrahieren und entwerfen
Felder entnehmen und Bestätigung oder AP-Antwort vorbereiten.
Freigeben, dann handeln
Bestätigung senden und CRM- oder Ticket-Schritte nach Freigabe auslösen.
Vermeiden Sie diese
Häufige Fehler (und wie Sie sie vermeiden)
Aufträge ohne Prüfung automatisch bestätigen
Eine falsche Bestätigung kann eine Verpflichtung schaffen, die das Unternehmen erfüllen muss.
Ein Ein-Klick-Freigabe-Gate vor dem Versand von Bestätigungen behalten.
Was dafür nötig ist
CRM-Updates, Speicherpfade und Auto-Versand erfordern die richtigen Connectors, Berechtigungen und veröffentlichten Workflows. HEIDI ist darauf ausgelegt, sich zu verbinden, und wird pro Kunde konfiguriert – nicht jeder Connector ist in jedem Tenant ein Klick. Die Produktphilosophie bleibt gleich: die vollständige Arbeit vorbereiten, ein menschliches Freigabe-Gate behalten, dann in verbundenen Systemen handeln.