Was ist Software für Prozessautomatisierung?
Software für Business Process Automation (BPA) hilft Teams, wiederholbare Workflows zu designen, manuelle Übergaben zu reduzieren und Ausführung mit Regeln, Freigaben und Audit-Trails zu automatisieren. Die besten BPA-Tools verbinden Prozessdokumentation und Automatisierung, damit Verbesserungen im Alltag ankommen.
Wirkung
Ergebnisse, die Teams erzielen
70%
Schnellere Freigabezyklen
Durchschnittliche Verbesserung bei Kunden-Workflows
4.2x
ROI im ersten Jahr
Basierend auf Zeitersparnis und Fehlerreduktion
89%
Team-Adoptionsrate
Weil visuelle Workflows intuitiv sind
Fähigkeiten
Was Sie mit Process Designer erreichen
Visuelles Prozessdesign (BPMN-first)
Modellieren Sie Arbeit so, dass Stakeholder sie verstehen – und halten Sie sie konsistent, wenn Teams wachsen. Kein Stammwissen mehr in Spreadsheets versteckt.
No-Code Automatisierung mit Freigaben
Stabile Schritte automatisieren, bei Bedarf für menschliche Freigabe pausieren – mit vollständigem Entscheidungsnachweis. Ihre Automatisierung passt sich an.
Operational Knowledge als Fundament
Verteiltes Know-how in wiederverwendbares Wissen überführen – für Menschen und Automatisierung. Jede Entscheidung ist kontextbasiert.
Auditierbarkeit & Governance integriert
Änderungen, Ausnahmen und Freigaben nachvollziehen – Compliance wird zur Produktfunktion. Wissen Sie genau, was passiert ist und warum.
Integrationen, die zu Ihrem Stack passen
Verbinden Sie sich mit bestehenden Tools über APIs, Browser Agents oder direkte Integrationen. Automatisierung funktioniert systemübergreifend.
Anwendungsfälle
Wo Teams Process Designer einsetzen
Echte Workflows, die von visuellem Design, Automatisierung und Governance profitieren.
Rechnungs- und Bestellfreigaben
Checks standardisieren, Ausnahmen zur Freigabe routen und Audit-Trail sichern. Freigabezeit von Tagen auf Stunden reduzieren.
Customer Onboarding
Übergaben zwischen Vertrieb, Legal und Implementierung automatisieren. Jeder Schritt folgt der SOP – nichts geht verloren.
IT-Service-Workflows
Lösungszeiten senken – mit klaren Eskalationspfaden, Freigaben und Automatisierungsschritten. SLAs automatisch tracken.
Operations-Reporting
Datensammlung und wiederkehrende Updates über Systeme hinweg automatisieren. Zeit für Insights, nicht für Copy-Paste.
Compliance-Workflows
Kontrollen dokumentieren, Evidenz automatisch sammeln und audit-ready Records ohne manuellen Aufwand pflegen.
Mitarbeiter-Offboarding
IT, HR und Facilities mit einem einzigen Workflow koordinieren. Nichts fällt durch die Maschen.
So funktioniert's
Von Chaos zu Klarheit in 4 Schritten
Prozess erfassen
Schritte, Entscheidungen und Ausnahmen direkt bei den Expert:innen sammeln. Aufnahmen, Interviews oder vorhandene Doku nutzen.
Visuell modellieren
Ein klares BPMN-Workflow-Modell erstellen und Stakeholder auf eine gemeinsame Wahrheit ausrichten. Alle sehen dasselbe Bild.
Stabile Schritte automatisieren
Wiederholbares automatisieren – Menschen bleiben für Freigaben und Sonderfälle im Loop. Klein starten, mit Vertrauen erweitern.
Kontinuierlich verbessern
SOP und Automatisierung gemeinsam aktualisieren, damit Verbesserungen bleiben. Performance messen und auf echten Daten basiert iterieren.
Implementierung
Ihr Weg zu Prozess-Exzellenz
Ein phasenbasierter Ansatz, der in jedem Schritt Mehrwert liefert.
Woche 1–2
Discovery & Quick Wins
Ihren wirkungsvollsten Prozess identifizieren. Stakeholder befragen. Ist-Zustand abbilden.
- Pilot-Prozess auswählen
- Stakeholder-Interviews
- Ist-Zustand-Dokumentation
- Erfolgsmetriken definiert
Woche 3–4
Design & Validierung
Den visuellen Workflow in Process Designer bauen. Edge Cases durchgehen. Stakeholder-Sign-off einholen.
- BPMN-Workflow erstellt
- Ausnahmepfade modelliert
- Freigabepunkte definiert
- Stakeholder-Review abgeschlossen
Woche 5–6
Automatisierung & Tests
Integrationen verbinden. Automatisierungsschritte konfigurieren. Mit echten Szenarien testen.
- Integrationen verbunden
- Automatisierungsregeln konfiguriert
- Testfälle durchgeführt
- User Acceptance Testing
Woche 7+
Launch & Iterieren
Mit Monitoring live gehen. Feedback sammeln. Auf weitere Prozesse erweitern.
- Produktions-Deployment
- Performance-Monitoring
- Feedback-Sammlung
- Kontinuierliche Verbesserung
Branchen
Auf Ihre Branche zugeschnitten
Finanzdienstleistungen
Challenge
Compliance erfordert dokumentierte Prozesse und Audit-Trails für jede Entscheidung.
How we help
Jeder Workflow-Schritt wird protokolliert. Freigaben erzeugen Evidenz. Regulatoren bekommen, was sie brauchen – ohne Mehraufwand.
Example: Kreditvergabe, KYC-Verifizierung, Transaktionsüberwachung
Gesundheitswesen
Challenge
Patientensicherheit hängt von konsistenten Prozessen ab, aber Dokumentation hinkt oft der Realität hinterher.
How we help
Visuelle SOPs, denen Mitarbeiter:innen tatsächlich folgen. Automatisierung übernimmt Routing und Erinnerungen. Records bleiben compliant.
Example: Patientenaufnahme, Überweisungsmanagement, Vorabgenehmigung
Fertigung
Challenge
Qualität und Sicherheit erfordern strikte Prozesseinhaltung, aber papierbasierte Systeme bremsen alles aus.
How we help
Digitale Workflows ersetzen Papier-Checklisten. Ausnahmen triggern Freigaben. Qualitätsdaten werden automatisch erfasst.
Example: Change Control, Lieferantenqualifizierung, Produktionsfreigabe
Erfolgsgeschichten
Wie Teams ihre Abläufe transformiert haben
Schadensfallbearbeitung
VersicherungChallenge
Manuelle Schadenfall-Triage dauerte 3+ Tage mit inkonsistenten Entscheidungen und keiner Sichtbarkeit für Kunden.
Solution
Visueller Workflow mit automatischer Datenextraktion, regelbasiertem Routing und Freigabeschritten für Ausnahmen.
Result
Schadenfall-Triage auf unter 4 Stunden reduziert. Kundenzufriedenheit um 35% gestiegen. Auditoren lieben den Entscheidungsnachweis.
18x
Schnellere Triage
35%
Höhere CSAT
Bestellfreigaben
FertigungChallenge
PO-Freigaben steckten in E-Mail-Ketten fest, verursachten Beschaffungsverzögerungen und frustrierte Lieferanten.
Solution
Strukturierter Freigabe-Workflow mit Budget-Schwellenwerten, Auto-Routing und mobilen Freigaben.
Result
Durchschnittliche PO-Freigabezeit von 5 Tagen auf 6 Stunden gesenkt. Finance-Team 12h/Woche entlastet.
5T → 6h
Freigabezeit
12h/Wo
Zeit gespart
Vermeiden Sie diese
Häufige Fehler (und wie Sie sie vermeiden)
Automatisieren vor dem Dokumentieren
Wenn Sie nicht wissen, wie der Prozess wirklich ist, beschleunigt Automatisierung nur das Chaos. Sonderfälle explodieren.
Zuerst den Prozess abbilden. Die SOP standardisieren. Dann die stabilen Teile automatisieren.
Die Freigabe-Ebene überspringen
Vollautomatisierung ohne menschliche Checkpoints funktioniert – bis es nicht mehr funktioniert. Eine schlechte Entscheidung kann eskalieren.
Freigaben für kritische Entscheidungen behalten. Automatisierung für das Vorhersehbare; Menschen für die Urteilsentscheidungen.
Automatisierung im Silo bauen
IT baut, was sie denken, dass der Prozess ist. Business arbeitet drumherum. Nichts verbessert sich.
Mit Process Ownern co-designen. Visuelle Workflows nutzen, damit alle sehen und validieren können.
Warum Geschäftsprozessautomatisierung jetzt wichtig ist
Der Druck, mehr mit weniger zu erreichen, verschwindet nicht. Manuelle Übergaben, E-Mail-Freigaben und Spreadsheet-Tracking halten Teams zurück.
Die Automatisierungslücke
Die meisten Organisationen haben ihre Prozesse dokumentiert. Weit weniger haben diese Dokumentation mit der tatsächlichen Ausführung verbunden. Das ist die Lücke, die BPA schließt.
Mit dem Schmerz beginnen
Automatisieren Sie nicht, weil Sie können. Automatisieren Sie den Prozess, der tatsächlich Verzögerungen, Fehler oder Compliance-Risiken verursacht. Der ROI wird offensichtlich sein.
BPA vs RPA: Was ist der Unterschied?
Robotic Process Automation (RPA) imitiert menschliche Klicks. Business Process Automation (BPA) orchestriert ganze Workflows mit Regeln, Freigaben und menschlichem Urteil, wo nötig.
Pro Tip
Nutzen Sie RPA für Screen-Scraping von Legacy-Systemen. Nutzen Sie BPA für die Koordination von Arbeit über Menschen und Systeme hinweg. Oft nutzen Sie beides zusammen.
Was Teams sagen
Von Prozess-Profis vertraut
"Wir sind von 'niemand weiß wie das funktioniert' zu einem dokumentierten, automatisierten Prozess in drei Wochen gegangen. Der visuelle Ansatz hat den Unterschied gemacht."
Sarah Chen
Head of Operations at FinServ Corp
"Endlich Automatisierung, die Business-User wirklich besitzen können. Unsere Prozessanalysten designen die Workflows jetzt selbst."
Marcus Reiter
VP Digital Transformation at MedTech Solutions
Erste Schritte
Ihre Checkliste für den Erfolg
Bevor Sie starten
Pilot-Prozess identifizieren
Wählen Sie etwas Schmerzhaftes genug, um relevant zu sein, einfach genug für den Erfolg
Stakeholder-Buy-in einholen
Process Owner, IT und mindestens ein:e Endnutzer:in sollten involviert sein
Ist-Zustand dokumentieren
Selbst eine grobe Skizze ist besser als Annahmen
Erfolgsmetriken definieren
Zeit gespart? Fehler reduziert? Kundenzufriedenheit? 2-3 auswählen.
Ausnahmen planen
Was passiert, wenn der Happy Path versagt?
Integrationen einrichten
Identifizieren Sie die Systeme, mit denen Ihr Workflow verbunden werden muss
Häufige Fragen
Erfahren Sie mehr darüber, wie Process Designer funktioniert und wie es Ihrer Organisation hilft.
Ist das dasselbe wie RPA?+
Nicht ganz. RPA imitiert UI-Klicks und kann fragil sein, wenn sich Oberflächen ändern. Process Designer kombiniert Prozesswissen mit Automatisierung (inkl. Browser Agents) und unterstützt Freigaben + Governance, damit Automatisierung zuverlässig bleibt. Denken Sie an Orchestrierung, die RPA-artige Schritte einschließen kann.
Brauche ich Entwickler:innen für Automatisierung?+
Nein. Sie designen Workflows visuell per Drag-and-Drop. Für agentische Schritte beschreiben Sie das Ziel in Klartext und nutzen bei Bedarf Freigaben. Technische User können bei Bedarf mit Code erweitern, aber die meisten Workflows werden von Business-Analysten und Process Ownern gebaut.
Wie funktionieren Freigaben?+
Freigaben sind First-Class-Schritte in Ihrem Workflow. Ein Workflow kann pausieren, die richtige Person per E-Mail oder Slack benachrichtigen und erst nach Sign-off fortfahren. Alles wird protokolliert – wer, wann und welche Kommentare. Perfekt für Compliance und Audit.
Kann man mit Dokumentation starten und später automatisieren?+
Absolut. Viele Teams starten mit der Dokumentation und Standardisierung von SOPs mittels visueller Workflows, dann automatisieren sie die stabilen Teile, sobald der Prozess konsistent ist. Dieser inkrementelle Ansatz reduziert Risiko und baut organisatorisches Vertrauen auf.
Welche Integrationen sind verfügbar?+
Process Designer verbindet sich mit gängigen Business-Tools über APIs, Webhooks und direkte Integrationen. Für Systeme ohne saubere APIs können Browser Agents mit Web-Oberflächen interagieren. Custom-Integrationen sind auch für Enterprise-Anforderungen möglich.
Wie lange dauert die Implementierung?+
Ein typischer Pilot-Prozess kann in 4-6 Wochen live sein, inklusive Discovery, Design, Tests und Launch. Einfachere Workflows können in Tagen fertig sein. Der visuelle Ansatz bedeutet weniger Hin-und-Her zwischen Business und technischen Teams.